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08/02/2021

Come fare di un evento connesso un successo

Il 2020 è stato un anno di grandi cambiamenti anche nel mondo della comunicazione.

Alcuni trend, che si stavano iniziando ad affermare nel corso degli anni precedenti, sono diventati necessità quotidiane per molte aziende e organizzazioni.

Questa evoluzione è particolarmente evidente per quanto riguarda il settore degli eventi: poste di fronte al bivio tra cancellarlo e posticiparlo, molte aziende hanno scelto di svolgere comunque le proprie iniziative avvalendosi di piattaforme digitali.

Ciò è valido anche e soprattutto per gli eventi interni, dai quali dipende in molti casi il proseguimento delle attività aziendali. Gli scorsi mesi sono dunque stati segnati da un susseguirsi di eventi connessi, digitali e virtuali, che hanno evidenziato almeno tre punti di forza:

  1. Un evento digitale permette agli organizzatori di rivolgersi a un pubblico potenzialmente infinito durante un solo evento, anche di breve durata;
  2. Un evento digitale è più economico di un incontro fisico dal punto di vista logistico;
  3. Un evento digitale offre l’opportunità di ospitare all’interno di un unico spazio virtuale ospiti, relatori e partecipanti che, anche in circostanze normali, sarebbe difficile riunire contemporaneamente in una sola location.

Gli eventi connessi hanno tuttavia anche alcuni limiti. La più evidente è la minore retention del pubblico: non essendo presente in uno spazio fisico comune, il coinvolgimento dei partecipanti dipende dalla capacità di veicolare una narrazione interessante e votata all’engagement all’interno di un impianto efficace e coerente. Soprattutto quando si tratta di eventi interni in cui la partecipazione è fondamentale.

Un secondo fattore è la maggiore complessità dell’interazione tra relatori e partecipanti che un evento connesso sottintende, e che si lega alle caratteristiche delle piattaforme che vengono utilizzate.

Organizzare un evento connesso è, infatti, un lavoro completamente diverso rispetto all’organizzazione di un evento fisico. Le difficoltà sono testimoniate da una recente survey internazionale di Event Manager Blog, che testimonia come, tra coloro che hanno scelto di spostare il proprio evento fisico su una piattaforma virtuale, il 40% abbia dichiarato di non essere riuscito a farlo con successo. Il restante 60%, che ha riconosciuto un certo successo al proprio evento, ha sottolineato la mancanza di strumenti e riferimenti su come renderli più efficaci.

Verrebbe da dire che il medium è ancora il messaggio: il nuovo formato di trasmissione condiziona in termini progettuali e operativi la realizzazione stessa dell’evento.

 

Una case history: MPS Private Unplugged

Queste riflessioni hanno caratterizzato il nostro lavoro durante la primavera del 2020 quando abbiamo contribuito all’organizzazione dell’incontro annuale di Wealth Management per Banca Monte dei Paschi di Siena.

Un evento che coinvolge ogni anno circa 500 persone del Private Banking e rappresenta un momento centrale di incontro e di scambio per i professionisti della banca.

Ci siamo chiesti: com’è possibile rendere questo evento un successo anche in versione connessa, capitalizzando i vantaggi del digitale?

La nostra esperienza con gli eventi connessi a cavallo tra reale e virtuale (come ad esempio l’evento di lancio The Time is Now per BTicino) ha costituito un importante punto di partenza.

Anche in questo caso, il primo passo è stata la definizione del format, che già dal naming doveva risultare distintivo e innovativo. Abbiamo scelto Unplugged per distinguere una nuova modalità di evento aziendale che, facendo leva sulla tecnologia digitale, sia in grado di restituire le sensazioni, la vicinanza e il calore di un evento fisico.

È nato così MPS Private Unplugged, un evento digitale 100% live e interattivo trasmesso da uno studio virtuale 3D, programmato solo poche settimane dopo la fine del periodo del lockdown.

 

 

Le chiavi del successo di un evento connesso

Gli eventi digitali sono tanto più efficaci quanto più sono in grado di coinvolgere il pubblico connesso, rendendolo protagonista di quanto sta avvenendo. Ciò vale in particolar modo per gli eventi corporate, in cui è necessario bilanciare la necessaria visibilità per i top manager e gli ospiti esterni con gli spazi di interazione dedicati al pubblico.

La conoscenza dell’audience e la consapevolezza della sua centralità assumono in questo tipo di eventi un ruolo ancora più decisivo e hanno contribuito in buona misura all’ottima partecipazione ottenuta da MPS Private Unplugged 2020.

Tra i molti punti di forza dell’iniziativa, ve ne sono alcuni che possono rappresentare delle indicazioni valide per nuovi eventi di questo tipo:

 

  1. La parte autoriale è il fulcro dell’evento e i contenuti ne sono il motore

Senza contenuti di qualità, l’evento è destinato a non raggiungere i suoi obiettivi.

In MPS Private Unplugged 2020 non sono mancati gli interventi dei manager che però abbiamo deciso di sviluppare quasi sempre in forma di dibattito e di dialogo a due o più voci in modo da dare maggiore profondità ai temi trattati e di offrire sempre informazioni rilevanti e significative. Dedicare del tempo della propria giornata a questo evento implica che vi sia una ragione per farlo e, sul digitale, ciò significa dotare i diversi panel di contenuti originali che non possano essere reperiti altrove.

 

  1. Gli ospiti devono essere motivo di interesse per i partecipanti

Tra i punti di forza di MPS Private Unplugged 2020 vi è stata senza dubbio la partecipazione di Luciano Floridi, filosofo dell’Università di Oxford e tra i principali interpreti dell’impatto di internet sulle nostre vite: la scelta di un ospite esterno all’ambito professionale dei partecipanti ma capace di fornire indicazioni e prospettive con una forte ricaduta sul loro lavoro quotidiano si è rivelata fondamentale e molto apprezzata dal pubblico.

Per questo è fondamentale scegliere con estrema attenzione gli ospiti, proponendo figure che possano fornire elementi di effettivo interesse e utili per il pubblico coinvolto a prescindere dal settore di provenienza.

 

  1. Un evento stimolante ha un ritmo riconoscibile, calibrato sul suo pubblico

Nel caso di MPS Private Unplugged 2020, l’evento è stato strutturato in modo da favorire l’alternanza di format e contenuti con una durata compresa tra i 3 e i 15 minuti, in modo da garantire l’approfondimento dovuto ai temi trattati ma al contempo di offrire sempre qualcosa di nuovo tenendo alta l’attenzione.

Tre sono gli elementi che hanno garantito questo risultato. Da una parte la presenza di due giornalisti televisivi come conduttori. Dall’altra, la ricca dotazione di contenuti video, in particolare per la loro capacità di evidenziare i concetti chiave semplificandoli e rendendoli fruibili in modo visivo e interattivo, sviluppati dalla nostra sister company Social Content Factory. Tra i numerosi contenuti prodotti, molto apprezzata è stata la realizzazione di un video documentario originale, «Il Fattore Ascolto», articolato in tre atti: una vera e propria inchiesta giornalistica dedicata all’importanza dell’ascolto. Centrale si è poi rivelata la presenza di una regia, che ha permesso di gestire in modo dinamico i diversi segmenti e la loro successione, garantendo una fluidità di trasmissione che ha giovato molto al mantenimento dell’interesse avvicinandosi a un’esperienza quasi televisiva.

 

  1. Non bisogna dare per scontato la conoscenza delle piattaforme utilizzate

Uno dei fattori spesso sottovalutati nella produzione di un evento connesso, è la familiarità del pubblico con le piattaforme utilizzate e in generale con la modalità di fruizione e di partecipazione previste.  Per questo è sempre importante offrire a tutti gli invitati le informazioni necessarie per prendere parte all’evento e per utilizzare la piattaforma scelta senza difficoltà. Nel mese precedente a MPS Private Unplugged 2020 sono stati messi a disposizione dei partecipanti un certo numero di video tutorial in cui venivano spiegate in dettaglio le modalità di accesso all’evento e gli strumenti interattivi previsti.

 

  1. L’interazione non si chiede, si offre

Durante tutto l’evento MPS Private Unplugged 2020 i partecipanti sono stati frequentemente interpellati dai presentatori e dagli ospiti, offrendo loro gli spazi adeguati di partecipazione al dibattito. È proprio su questa dimensione che un evento connesso si deve distinguere da modalità di fruizione più televisiva: la piattaforma utilizzata non deve essere all’avanguardia solo per quanto riguarda la tecnologia, ma anche per la capacità di garantire la relazione tra tutti i partecipanti, che in un evento tradizionale è assolta dalla compresenza nello stesso luogo. I protagonisti di un evento connesso non sono coloro che si alternano davanti alla telecamera, ma sono i partecipanti stessi che assistono a quanto sta avvenendo attraverso i propri dispositivi.

 

Cos’altro manca?

Naturalmente tutti questi elementi non possono essere tenuti insieme senza un’organizzazione capace di rispondere alle esigenze di questo tipo di iniziativa. Non possono mancare le figure chiave nella creazione di ogni evento come la segreteria organizzativa e un team creativo per lo sviluppo dei contenuti. In aggiunta è necessario dotarsi di una piattaforma digitale sufficientemente versatile per adattarsi alla modalità di fruizione prevista e di una regia presente nel luogo da cui viene trasmesso l’evento live.

Le potenzialità di un evento non si esauriscono nella giornata – o nei tre giorni, come nel caso di MPS Private Unplugged 2020 – in cui si svolge l’evento. Il digitale permette di riutilizzare e arricchire i contenuti sviluppati in diretta nel corso delle settimane successive attraverso canali come l’intranet aziendale. Inoltre, è sempre consigliabile predisporre, qualche tempo dopo la fine dell’evento, una survey per tutti coloro che hanno partecipato in cui chiedere un parere sull’esperienza e sulla rilevanza che i temi trattati hanno avuto nel lavoro quotidiano.

 

Scopri di più sulla case history MPS Unplugged sul sito di The Story Group

 

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